Από την προσφορά ως το τιμολόγιο, αυτόματα.
Μία απλή διαδρομή, προσφορά, παραγγελία, τιμολόγιο, απαιτούσε καταχώρηση των ίδιων στοιχείων σε τρία διαφορετικά συστήματα. Την αυτοματοποιήσαμε από άκρη σε άκρη.
- APIs & webhooks
- ERP, CRM & λογιστικό
- Logging & retries
Η ρουτίνα τρέχει μόνη της.
Ενεργή- ΠΡ-2418ΠΑΡ-1187ΤΙΜ-0932Ολοκληρώθηκε
- ΠΡ-2417ΠΑΡ-1186ΤΙΜ-0931Ολοκληρώθηκε
- ΠΡ-2416ΠΑΡ-1185ΤΙΜ-0930Ok1 retry
- ΠΡ-2415ΠΑΡ-1184ΤΙΜ-0929Ολοκληρώθηκε
Ένα έγγραφο. Κανείς δεν το ξαναγράφει.
Ακολουθήστε μία προσφορά μέχρι να γίνει τιμολόγιο. Αριστερά, πώς γινόταν με το χέρι. Δεξιά, πώς γίνεται τώρα. Στη μέση, το ίδιο έγγραφο αλλάζει μορφή, χωρίς να πληκτρολογηθεί ξανά ούτε ένα στοιχείο.
| Περιγραφή | Ποσ. | Τιμή | Αξία |
|---|---|---|---|
| Χαρτοκιβώτια 40×30 | 120 | 1,20 | 144,00 |
| Ταινία συσκευασίας | 36 | 2,50 | 90,00 |
| Ετικέτες αποστολής | 10 | 8,60 | 86,00 |
- Προσφορά ΠΡ-2418 · καταχωρήθηκε μία φορά
- Έγκριση πελάτη · webhook
- Παραγγελία ΠΑΡ-1187 · ERP, μέσω API
- Τιμολόγιο ΤΙΜ-0932 · λογιστικό, μέσω API
Προσομοίωση Το τελικό τιμολόγιο. Τα βήματα που το έφεραν εδώ, χωρίς καμία επανάληψη στοιχείων, φαίνονται στις δύο λίστες.
1 · Προσφορά
Ο πωλητής συντάσσει την προσφορά σε ξεχωριστό αρχείο.
1η πληκτρολόγηση2 · Έγκριση
Ο πελάτης απαντά με email. Κάποιος πρέπει να το δει και να το προωθήσει.
Παράδοση με email3 · Παραγγελία
Στο ERP, ο πελάτης, τα είδη και οι τιμές γράφονται ξανά από την αρχή.
2η πληκτρολόγηση4 · Τιμολόγιο
Το λογιστήριο τα περνά για τρίτη φορά στο λογιστικό. Ένα λάθος ψηφίο κοστίζει.
3η πληκτρολόγηση5 · Ειδοποίηση
Τηλέφωνα και emails, για να μάθουν όλοι σε ποιο σημείο βρίσκεται η παραγγελία.
Ερωτήσεις πέρα δώθε
1 · Προσφορά
Η προσφορά συντάσσεται μία φορά. Από εδώ και πέρα, τα στοιχεία ταξιδεύουν μόνα τους.
Μοναδική καταχώρηση2 · Έγκριση
Η έγκριση γίνεται γεγονός: ένα webhook ξεκινά τη ροή αμέσως.
Webhook3 · Παραγγελία
Η παραγγελία δημιουργείται στο ERP μέσω API, με τα ίδια ακριβώς στοιχεία.
API4 · Τιμολόγιο
Το τιμολόγιο εκδίδεται αυτόματα στο λογιστικό. Τίποτα δεν αντιγράφεται.
API5 · Ειδοποίηση
Οι σωστοί άνθρωποι ειδοποιούνται. Κάθε βήμα καταγράφεται, με retries αν κάτι αστοχήσει.
Logging & retries
3 φορέςγράφτηκαν τα ίδια στοιχεία
1 φοράκαι ποτέ ξανά
Λιγότερη ρουτίνα, περισσότερη δουλειά αξίας.
Τρεις στιγμές του έργου: τι πονούσε, τι φτιάξαμε και τι άλλαξε στην καθημερινότητα της ομάδας.
-
01Η πρόκληση
Τα ίδια δεδομένα, τρεις φορές.
Χειροκίνητη αντιγραφή στοιχείων ανάμεσα σε προσφορές, ERP και λογιστικό. Χαμένες ώρες κάθε μέρα και λάθη που κόστιζαν.
-
02Η λύση μας
Μία ροή, από άκρη σε άκρη.
Συνδέσαμε τα συστήματα με APIs & webhooks: μόλις εγκριθεί μια προσφορά, δημιουργείται παραγγελία και τιμολόγιο αυτόματα, με ειδοποιήσεις στους σωστούς ανθρώπους.
-
03Το αποτέλεσμα
Η ρουτίνα τρέχει μόνη της.
Τα δεδομένα ρέουν χωρίς αντιγραφή, τα λάθη εξαφανίστηκαν και η ομάδα κέρδισε χρόνο για δουλειά που έχει σημασία.
Τα παραδοτέα, με δελτίο.
Ένα έργο για χαρτιά που ταξιδεύουν δεν θα μπορούσε να κλείσει αλλιώς. Τέσσερα παραδοτέα, το καθένα με το τι κάνει στην πράξη.
ΔΕΛΤΙΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΕΡΓΟΥ
Αυτοματισμοί ροών
-
Π.01
Αυτόματη ροή: προσφορά → παραγγελία → τιμολόγιο
Παραδόθηκε -
Π.02
Ενοποίηση ERP, CRM & λογιστικού μέσω APIs
Παραδόθηκε -
Π.03
Μηδέν διπλοκαταχωρήσεις & δραστική μείωση λαθών
Παραδόθηκε -
Π.04
Εποπτεία ροών με logging, retries & ειδοποιήσεις
Παραδόθηκε
Τι άλλαξε στην πράξη.
Ενδεικτικά αποτελέσματα από την αυτοματοποίηση της ροής.
- 0διπλοκαταχωρήσεις ανάμεσα στα συστήματα
- Autoροή από την προσφορά ως το τιμολόγιο
- +ώρεςπίσω στην ομάδα κάθε εβδομάδα
Ποια ροή σας τρώει τις περισσότερες ώρες;
Δωρεάν αξιολόγηση 30 λεπτών: εντοπίζουμε την πιο χρονοβόρα διαδικασία σας και δείχνουμε πόσο εύκολα αυτοματοποιείται.